Gestionar varios proyectos al mismo tiempo puede ser emocionante, pero también un desafío. Determinar cómo monitorear, compartir y recopilar resultados suele ser confuso, especialmente cuando los proyectos dependen entre sí o están relacionados.
Puedes resolver fácilmente este reto con un poco de estructura que te permita asegurarte de no descuidar ninguna área. La gestión de portafolios de proyectos te brinda esa estructura, permitiéndote trabajar con un único punto de referencia. Contar con esta visibilidad te ayuda a mantener el enfoque en las áreas clave y en los objetivos del proyecto, además de facilitar la proyección de retornos y riesgos.
Exploremos todo sobre la gestión de portafolios de proyectos (PPM) para que puedas administrar múltiples proyectos como todo un profesional.
En teoría, los proyectos son unidades independientes, pero en la práctica, no trabajamos en ellos de forma aislada. La mayoría de los aspectos suelen estar interconectados de una u otra manera, ya sea por recursos, plazos o presupuestos.
La gestión de portafolios de proyectos (PPM) se enfoca en cómo administrar proyectos interconectados, dependientes o relacionados. Considera una visión más amplia que abarca los proyectos futuros, presentes y pasados, ayudándote a establecer el ritmo y priorizar tareas para obtener los mejores resultados.
Unificar la forma en que gestionas los proyectos permite que tu equipo entienda cómo las tareas diarias se relacionan con los objetivos generales de la empresa o del negocio. Además, facilita el seguimiento de los objetivos empresariales sin perder de vista la meta final.
Con el enfoque adecuado de PPM, puedes identificar y seleccionar los proyectos con mayor retorno de inversión (ROI) antes de invertir recursos. En lugar de sobrecargar a un equipo ya saturado con nuevos proyectos de forma constante, una forma más inteligente de trabajar es usar la PPM para priorizar los proyectos de manera estratégica.
Asumir todos los proyectos que requieren atención puede confundir a tu equipo y hacer que pierdan el enfoque. Cuando priorizas los proyectos utilizando la gestión de portafolios de proyectos (PPM), puedes trabajar con una estrategia bien planificada en lugar de tomar decisiones apresuradas a corto plazo que podrían perjudicar a tu empresa o negocio.
Los proyectos anteriores que hayas gestionado mediante PPM pueden convertirse en una referencia o punto de comparación que te ayudará a tomar decisiones futuras sobre cómo y dónde asignar los recursos. Por ejemplo, si cierto tipo de proyecto no cumple con tus expectativas, puedes reorganizar tu lista de prioridades y dar más relevancia a los proyectos que han demostrado ser más exitosos.
Además de ayudarte a identificar en qué proyecto enfocarte a continuación, la gestión de portafolios de proyectos te permite crear una lista de prioridades. Esta lista será de gran utilidad al preparar tu próximo proyecto y plan de trabajo, aumentando las probabilidades de éxito y optimizando los resultados de las futuras iniciativas.
La gestión de portafolios de proyectos (PPM) te ayuda a reconocer dónde dirigir los recursos e inversiones con los que ya cuenta tu empresa. Esto dependerá de si tu organización busca maximizar las ganancias a largo o corto plazo. Sea cual sea el enfoque, la PPM te permite identificar hacia dónde deben destinarse los recursos en el siguiente paso.
De esta manera, todos tendrán una comprensión clara de los próximos pasos y la dirección a seguir, lo que impactará positivamente en el valor de la empresa.
Aunque suenen similares, la gestión de proyectos y la gestión de portafolios de proyectos son conceptos completamente diferentes. A continuación, se destacan algunas diferencias clave entre ambos:
La gestión de proyectos se centra principalmente en manejar un solo proyecto, mientras que la gestión de portafolios de proyectos (PPM) se enfoca más en definir el momento adecuado para ejecutar diferentes proyectos. De cierta forma, la gestión de proyectos forma parte de la gestión de portafolios de proyectos.
La gestión de portafolios de proyectos (PPM) ofrece un enfoque integral para supervisar los recursos asignados, las interdependencias, la salud y el estado de los proyectos. Sin importar el tamaño o la industria de tu empresa, las actualizaciones en tiempo real que obtienes te ayudarán a mejorar tu flujo de trabajo. Además, podrás disfrutar de otros beneficios importantes, como:
El propósito principal de cualquier proyecto es cumplir con los objetivos estratégicos y de corto plazo. Cada proyecto que gestionas te acerca un paso más a esas metas. Por ello, es fundamental que todos los proyectos estén alineados con el objetivo general.
Sin esta alineación, los esfuerzos y recursos de tu equipo podrían desperdiciarse.
La PPM aborda este desafío uniendo todas las piezas del rompecabezas. Este enfoque garantiza que cada proyecto que seleccionas, evalúas y priorizas esté en sintonía con la estrategia global del negocio. Así, obtienes una visión más amplia que te permite tomar decisiones informadas sobre el futuro de la empresa.
La PPM ofrece una visibilidad profunda de los proyectos, tanto desde una perspectiva táctica como estratégica. Esta visibilidad proporciona información valiosa sobre métricas clave, como:
Con esta información a tu alcance, puedes tomar decisiones con mayor confianza en lo que respecta a la selección de proyectos, la gestión de riesgos y el uso de recursos.
En muchas empresas, no existen criterios claros para que los líderes seleccionen nuevos proyectos. Si la información disponible no es suficiente, resulta difícil evaluar un proyecto en función de la estrategia general de la compañía.
Además, suele ser tentador agregar proyectos menores cuando un proyecto principal no cumple con las expectativas, con la intención de compensar la situación. Sin embargo, estos proyectos de bajo impacto dificultan la gestión del portafolio, ya que lo vuelven más complejo y menos eficiente con el tiempo.
La gestión de portafolios de proyectos (PPM) te ayuda a decidir cuáles son los mejores proyectos para asegurar que los recursos estén disponibles y que se cumplan los objetivos de la empresa. Te proporciona un marco claro que puedes usar para seleccionar proyectos y supervisar todos los procesos. Esto te permite trabajar únicamente en aquellos proyectos que aportan el máximo valor a tu empresa, eliminando las iniciativas que generan poco impacto.
El riesgo a veces es inevitable en un proyecto, por lo que la mejor estrategia es elaborar un plan de gestión de riesgos eficiente para evitar un fracaso total. Minimizar los efectos de cualquier riesgo en los procesos de trabajo y las finanzas debe ser una prioridad, según su impacto, tipo y frecuencia. Hacerlo te evita sobrestimar o subestimar los recursos necesarios para los proyectos actuales y futuros.
Con una buena gestión de portafolios de proyectos (PPM), puedes evitar retrasos innecesarios y el exceso de presupuesto. Te resultará más sencillo identificar las diferencias entre el plan original y el trabajo real, como los gastos. Esta información en tiempo real es valiosa, ya que te permite prevenir riesgos financieros una vez iniciado el proyecto.
Los métodos de gestión de proyectos son estándar, por lo que contarás con un marco confiable en el que apoyarte.
La gestión de portafolios de proyectos te ayuda a ti y a tu equipo a evitar el desperdicio o la duplicación de esfuerzos en tareas que no generan beneficios financieros. Garantiza que los recursos valiosos se destinen a las iniciativas con mayores retornos.
Dado que tienes una visibilidad clara de todos los proyectos, puedes estimar la demanda y la necesidad de diversas habilidades en función de los recursos disponibles. Esto te da tiempo para volver a capacitar o desarrollar las habilidades de tu equipo, asegurando que puedan trabajar en diferentes tipos de proyectos.
Además de reducir los costos generales y los costos de los proyectos, también puedes disminuir el tiempo que tu equipo dedica a cada uno. Asimismo, gestionar cómo tu equipo utiliza los recursos y definir la carga de trabajo adecuada dejará de ser una tarea estresante.
Crear una estrategia de PPM efectiva implica determinar cómo gestionar cinco aspectos clave. Cada uno de ellos ayuda a definir los indicadores clave de rendimiento (KPI) adecuados para mantener el proyecto alineado con los objetivos del negocio.
El primer paso en este proceso es determinar la cantidad de proyectos que tu equipo puede manejar en un momento dado. ¿Tienen la capacidad de trabajar en varios proyectos al mismo tiempo?
Para encontrar esta respuesta, necesitas analizar de cerca tus recursos. Antes de asumir nuevos proyectos o ampliar la carga de trabajo actual, debes conocer la capacidad que tienen estos recursos clave:
Los principales interesados y tomadores de decisiones deben determinar si:
Recuerda que el valor no siempre es monetario. Un proyecto puede aportar valor a tu empresa de otras maneras, como mejorar la productividad y eficiencia del equipo, generar nuevas alianzas o fortalecer la reputación de la compañía
Monitorear las finanzas es otro aspecto clave de cualquier proyecto. Al desarrollar tu estrategia de PPM, trabaja en conjunto con tu equipo financiero para que todos los proyectos, tanto futuros como actuales, resulten en un presupuesto equilibrado. Para los próximos proyectos, presta especial atención a aspectos como:
Para los proyectos en curso, debes monitorear las finanzas para asegurarte de que los costos no afecten negativamente los resultados financieros de la empresa. Es recomendable revisar métricas relacionadas con el presupuesto, como:
Al trabajar en cualquier proyecto, debes ser estratégico al asignar personas a la iniciativa para maximizar los resultados y reducir los costos. Asignar responsabilidades simplemente porque alguien está disponible puede generar una combinación de talentos desequilibrada. Aunque parezca un error menor, una asignación aleatoria puede costarte más de lo que imaginas.
Una gestión de portafolios de proyectos (PPM) efectiva debe orientarte al momento de asignar recursos a cada proyecto. Antes de aceptar un nuevo proyecto, debes responder las siguientes preguntas:
Debe brindarte una visión clara y completa de todos los riesgos asociados con tus proyectos. Esta visibilidad y transparencia en tiempo real te permitirán mantener todo bajo control, anticipar posibles problemas y detenerlos a tiempo.
Como bien lo expresó el famoso filósofo griego Heráclito, lo único constante en la vida es el cambio. Incluso si planificas tus proyectos al detalle, los cambios son inevitables a lo largo del ciclo de vida del proyecto.
Por ejemplo, las partes interesadas o los clientes pueden solicitar cambios en ciertas funciones, características o procesos cuando el proyecto ya está en marcha. No estar preparado para estos obstáculos inesperados puede desviarte del rumbo, arruinar los resultados del proyecto o generar costos adicionales.
Sin embargo, estas situaciones son evitables siempre que cuentes con una estrategia de PPM bien pensada. Esta te proporciona las técnicas y herramientas necesarias para gestionar las solicitudes, evaluar sus beneficios o impactos y desarrollar un nuevo plan para implementar los cambios.
No hay forma de garantizar que el proceso de PPM salga perfecto a la primera. Debes estar preparado para realizar ajustes rápidos y adaptarte según sea necesario, hasta contar con una estrategia sólida que funcione para tu equipo y tu empresa.
La gestión de portafolios de proyectos es un motor con muchas partes móviles. A medida que tus proyectos y su alcance se amplían, necesitas herramientas de gestión de portafolios que te ayuden a manejar cada aspecto y garantizar resultados positivos.
El software de gestión de portafolios te proporciona las herramientas adecuadas para alcanzar el éxito. La pregunta es: ¿cómo determinar o medir el éxito o el fracaso? La mejor manera de hacerlo es monitoreando los resultados de los proyectos y comparándolos con los resultados esperados.
Necesitas un software avanzado de gestión de portafolios de proyectos que te ayude a establecer puntos de referencia que orienten las decisiones sobre nuevos proyectos. Dado que a estas alturas ya comprendes los desafíos y necesidades de tu equipo, será más fácil comparar diferentes soluciones de software para determinar si sus funcionalidades se ajustan a las de tu empresa.
Aunque no existe una lista unificada de todas las características que estas herramientas deben tener, sí hay algunas cualidades que las hacen efectivas. Al comparar herramientas y softwares, presta atención a las siguientes áreas:
Un tablero tiene como objetivo ayudarte a visualizar los datos que usarás para monitorear métricas de alto nivel. El software de PPM avanzado debe contar con esta funcionalidad clave, ya que eleva tus capacidades de análisis y generación de informes a otro nivel.
Como gestor de portafolios, tu software de PPM debe incluir herramientas que te ayuden a generar informes automáticos que integren diferentes métricas.
Según tu industria y empresa, necesitas una solución de software con suficiente capacidad para satisfacer tus necesidades de almacenamiento. Existen diferentes tipos de archivos, por lo que debes asegurarte de que la nueva plataforma sea compatible con los que utilizas.
La interfaz de usuario debe estar organizada, ser sencilla y fácil de usar. No querrás un software con una curva de aprendizaje pronunciada, especialmente si necesitas organizar capacitaciones para tu equipo.
Tu nueva herramienta debe ser compatible con el software y los sistemas existentes. De lo contrario, perdería el propósito de haberla adquirido en primer lugar. Asegúrate de confirmar que puedes usarla en diferentes plataformas, como dispositivos móviles, y que se conecte sin problemas a tu sistema.
Tu software de PPM debe incluir funciones integradas de comunicación y colaboración. Estas funciones simplifican el intercambio de información al automatizar mensajes y permitir el acceso a ellos en tiempo real.
Crear una estrategia efectiva de gestión de portafolios de proyectos es un excelente paso, pero podrías enfrentar algunos desafíos al intentar determinar por dónde empezar el proceso de implementación.
Aquí tienes algunos consejos y mejores prácticas que te ayudarán a comenzar con el pie derecho:
El cambio es inevitable, así que anima a tu equipo a ser flexible para que sea más fácil adaptarse a las necesidades dinámicas de los proyectos.
La priorización es un aspecto muy importante de la gestión de portafolios de proyectos (PPM). La forma en que priorices los proyectos debe acercarte un paso más a tus metas. No dudes en cancelar aquellos proyectos que sientas que están frenando a tu equipo.
Cuando se utilizan correctamente, los softwares de gestión de proyectos empresariales pueden ayudarte a alcanzar metas que nunca pensaste posibles en cada proyecto. Asegúrate de tener acceso a datos precisos que respalden la toma de decisiones y el cumplimiento de diversas regulaciones.
Una estrategia adecuada de gestión de portafolios de proyectos tiene el poder de transformar tu empresa y hacer que tus objetivos operativos y financieros sean alcanzables. Este impacto positivo fomenta relaciones sólidas con los clientes y te brinda una posición competitiva fuerte en un mercado dinámico.
A medida que más empresas adoptan la diversificación, necesitas asumir más proyectos para ampliar tus horizontes y tu portafolio. Aunque pueda parecer sencillo, monitorear las métricas de cada proyecto puede resultar muy desafiante.
Por eso necesitas un marco bien definido que simplifique la gestión de proyectos y garantice el éxito. Una estrategia de PPM abre el camino a proyectos estratégicamente alineados y rentables.
La pregunta es: ¿estás listo para elevar tus habilidades de gestión de portafolios de proyectos (PPM) a un nuevo nivel? Con las pautas anteriores y el impulso para prosperar, tienes el potencial de alcanzar el máximo éxito en tus proyectos. Toma el control de tu portafolio con soluciones de software innovadoras y observa cómo tus proyectos generan un valor excepcional.
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