Gestión Estratégica del Talento con la Matriz de 9 Cajas

¿Alguna vez te has preguntado cuál es la mejor manera de aprovechar al máximo el potencial de tu equipo sin perderte entre hojas de cálculo y evaluaciones de desempeño?

¡Pues no estás solo! Muchas empresas con visión de futuro comparten este desafío. Todo se trata de encontrar, desarrollar y retener al talento adecuado para impulsar el crecimiento del negocio. Para identificar a esos colaboradores de alto potencial y trazar estrategias para su desarrollo, es necesario contar con una evaluación estructurada del talento que allane el camino hacia una fuerza laboral dinámica y próspera.

Cuando el área de Recursos Humanos busca un enfoque más estructurado, evalúa a los colaboradores en dos aspectos clave:

1. Desempeño del colaborador
2. Potencial del colaborador

Evaluar el desempeño consiste en asegurar que el rendimiento del equipo sea el adecuado y que reciban el reconocimiento y las recompensas que merecen por su esfuerzo. Además, RR. HH. también pone la mirada en el futuro, identificando a esos colaboradores con alto desempeño que tienen el potencial de convertirse en los líderes del mañana. Este enfoque de doble vía, centrado en mejorar el desempeño e identificar futuros líderes, tiene un impacto muy positivo en la satisfacción laboral y la retención del talento.

Y en este proceso, RR. HH. suele apoyarse en una herramienta muy útil: la matriz de las 9 cajas (9-box grid). Es una forma sencilla pero eficaz de clasificar a los colaboradores según su desempeño y su potencial.

¿Qué es la Matriz de las 9 Cajas (9-Box Matrix)?

La Matriz de las 9 Cajas, también conocida como la Matriz de Desempeño–Potencial, es una herramienta versátil y poderosa en la gestión del talento y los recursos humanos. Representa de forma visual el desempeño y el potencial de los colaboradores, ayudando a las organizaciones a tomar decisiones informadas sobre el desarrollo del talento y la planificación de la sucesión.

¿Cómo puede la matriz de las 9 cajas resolver los desafíos del área de RR. HH.?

Funciona como una hoja de ruta estratégica para navegar las complejidades de la gestión del talento y el desarrollo de los colaboradores dentro de la organización.

Planificación de la sucesión y retención

• Identifica posibles sucesores para roles críticos, minimizando interrupciones y garantizando una transición de liderazgo fluida.
• Refuerza el compromiso con el desarrollo y crecimiento de los colaboradores, lo que contribuye a mayores niveles de satisfacción y retención.

Identificación y desarrollo del talento

• Ayuda a identificar a las personas con un potencial excepcional que pueden estar listas para asumir mayores desafíos y roles de liderazgo.
• Destaca a aquellos que necesitan capacitación adicional, mentoría o coaching para alcanzar su máximo potencial.
• Orienta la creación de programas de desarrollo personalizados, adaptados a las fortalezas individuales y a las áreas de crecimiento

Gestión del desempeño y alineación

• Proporciona un marco para conversaciones enfocadas sobre desempeño, potencial y aspiraciones profesionales, fomentando la comunicación abierta y la alineación entre líderes y colaboradores.
• Destaca a aquellos que necesitan capacitación adicional, mentoría o coaching para alcanzar su máximo potencial.
• Ayuda a asegurar que los planes de desarrollo individual estén alineados con las estrategias y prioridades generales del negocio.

Claridad visual y perspectivas estratégicas

• Clasifica a los colaboradores en nueve cuadrantes distintos, que representan diferentes combinaciones de desempeño y potencial, lo que permite identificar rápidamente fortalezas y brechas dentro de la fuerza laboral.
• Orienta las iniciativas estratégicas de gestión del talento, la planificación de la sucesión y la asignación de recursos según las capacidades individuales.

Cultura de crecimiento y desarrollo

• Fomenta el aprendizaje y el desarrollo continuo al enfatizar la importancia del potencial y de las contribuciones futuras, impulsando una cultura de crecimiento.
• Proporciona una hoja de ruta para que las personas participen activamente en su crecimiento y desarrollo profesional.

3 pasos para usar la Matriz de Talento 9-Box

1. Evaluar el desempeño del colaborador
Comienza evaluando el desempeño del colaborador. Esto puede implicar la revisión de evaluaciones de desempeño, autoevaluaciones,360-degree reviews, or utilizing talent management systems.

2. Evaluación gerencial
Los líderes desempeñan un papel clave en este proceso. Ellos clasifican a los colaboradores en función de su desempeño y comportamiento.

Categorías de desempeño
Los colaboradores se clasifican en tres grupos según su nivel de desempeño: bajo, medio o alto.

• Desempeño bajo: necesitan apoyo para cumplir con los requisitos del puesto y de manera constante no alcanzan los KPI o indicadores asignados.
• Desempeño medio: cumplen parcialmente con las expectativas y completan los requisitos del puesto aproximadamente la mitad del tiempo.
• Desempeño alto: son los colaboradores destacados. Cumplen de forma constante y, a menudo, superan todos los indicadores y responsabilidades del puesto.

3. Potencial de liderazgo
Estas clasificaciones de desempeño se comparten posteriormente con la alta dirección y los líderes, quienes evalúan a los miembros del equipo en función de diversas competencias de liderazgo para una gestión eficaz del talento. No se trata de crear competencia, sino de reconocer y desarrollar a los líderes potenciales, lo cual es fundamental en la evaluación del potencial.

Principales competencias a tener en cuenta incluyen:

• Desarrollo independiente: cuando los colaboradores toman la iniciativa en sus roles, demostrando un enfoque proactivo hacia su crecimiento personal y profesional.
• Responsabilidad: es otro aspecto clave, ya que implica asumir la responsabilidad tanto de los logros como de los errores, mostrando disposición para liderar.
• Capacidad para aportar soluciones: Contribuir con ideas en las conversaciones, mantener la calma en situaciones desafiantes y practicar la escucha activa son señales de un buen liderazgo, ya que indican la habilidad para manejar retos complejos sin afectar la moral del equipo.
• Iniciativa e introspección: Los colaboradores que asumen voluntariamente proyectos o tareas retadoras y aquellos capaces de realizar un autoanálisis demuestran potencial para roles de liderazgo.
• Ir más allá de lo necesario:Reflejado en el deseo de ampliar responsabilidades y aprender de forma continua, lo que evidencia motivación y ambición, cualidades esenciales en los líderes del futuro.

Según un artículo de Harvard Business Review titulado “How to Keep Your Top Talent”, solo el 30 % de los colaboradores con alto desempeño son considerados de alto potencial. El 70 % restante puede sobresalir en sus roles actuales, pero carece de algunos elementos esenciales para el éxito futuro.

En resumen, la matriz de las 9 cajas no se trata de generar competencia; es una herramienta para identificar el potencial del talento y fomentar su crecimiento y desarrollo. La transparencia y el enfoque en la mejora continua son clave para maximizar el valor de esta poderosa herramienta de gestión del talento.

Descifrando las 9 cajas

En la evaluación de colaboradores, el área de RR. HH. y los líderes utilizan de manera conjunta la matriz de las 9 cajas, donde el eje X representa el desempeño actual del colaborador y el eje Y indica su potencial de crecimiento y desarrollo futuro. La matriz de las 9 cajas se estructura en las siguientes categorías o segmentos:

• Bajo desempeño, alto potencial: colaboradores que actualmente presentan un bajo desempeño, pero cuentan con un alto potencial de crecimiento. Pueden estar en un rol que no aprovecha completamente sus habilidades o necesitar desarrollo y coaching.
• Bajo desempeño, potencial moderado: colaboradores que no cumplen con las expectativas actuales y tienen un potencial moderado para roles futuros. Pueden beneficiarse de capacitación específica y de objetivos de desempeño claros.
• Bajo desempeño, bajo potencial: colaboradores que tienen dificultades en su rol y muestran un potencial de crecimiento limitado. Las estrategias incluyen reevaluar la adecuación al puesto o implementar planes intensivos de mejora del desempeño.
• Desempeño medio, alto potencial: son colaboradores sólidos con una alta capacidad de crecimiento. Son candidatos ideales para programas de desarrollo de liderazgo.
• Desempeño medio, potencial moderado:colaboradores confiables que se desempeñan bien en sus roles actuales, pero que pueden no estar orientados a un avance significativo.
• Desempeño medio, bajo potencial:cumplen con las expectativas del puesto, pero tienen un potencial o interés limitado en crecer. Pueden destacar en sus roles actuales sin buscar un ascenso.
• Alto desempeño, alto potencial:colaboradores estrella que sobresalen y demuestran un excelente potencial de liderazgo. Son candidatos ideales para la planificación de la sucesión y oportunidades avanzadas de desarrollo.
• Alto desempeño, potencial moderado: colaboradores con un desempeño sólido en sus roles actuales y un potencial moderado de crecimiento. Pueden ser piezas clave en sus funciones actuales.
• Alto desempeño, bajo potencial:colaboradores que destacan en sus funciones, pero pueden no tener la capacidad o el interés de asumir roles más complejos. Pueden ser reconocidos y recompensados por sus aportes actuales.

Presentando la Matriz de las 9 Cajas en Profit.co

Después de explorar en profundidad la Matriz de las 9 Cajas como una herramienta estratégica para la gestión del talento, veamos ahora cómo este sólido marco se integra en el sistema de gestión de espacios de trabajo de Profit.co, potenciando su funcionalidad para una evaluación del talento más ágil y eficiente. La Matriz de las 9 Cajas de Profit.co, una funcionalidad clave dentro de su completo Software de Gestión del Desempeño (PMS), ofrece amplias opciones de personalización. Esta herramienta permite no solo asignar un nombre a la matriz y definir accesos específicos para los usuarios, sino también integrarla de manera fluida con los paneles del PMS.

Gracias a esta integración, toda la información relevante se mantiene accesible e interactiva, exclusivamente para el personal autorizado, lo que mejora la eficiencia y efectividad de las estrategias de gestión del talento.

Detalles funcionales

• El eje X de la matriz de las 9 cajas de Profit.co está diseñado para mostrar los niveles de desempeño actual, ofreciendo opciones de personalización para reflejar autoevaluaciones de desempeño, niveles de competencia gerencial y diversas otras métricas de rendimiento.
• Por su parte, el eje Y está dedicado a la evaluación del potencial, proporcionando flexibilidad para proyectar el potencial del equipo y otros factores que indican las perspectivas de crecimiento y desarrollo futuro de un colaborador. Tomemos como ejemplo el caso de una corporación multinacional que integra el eje X (puntaje de desempeño) y el eje Y (evaluación del potencial) dentro de la matriz de las 9 cajas de Profit.co para evaluar y desarrollar de manera integral a su equipo de gestión de proyectos en diferentes departamentos. Este enfoque combina la evaluación del desempeño actual con la predicción de la capacidad de crecimiento futuro, con el fin de respaldar decisiones estratégicas de gestión del talento. Al analizar ambos ejes, la corporación identifica a un grupo de gerentes de proyecto que actualmente presentan un desempeño sobresaliente y demuestran un alto potencial para asumir roles de liderazgo en el futuro. Este enfoque integrado facilita la creación de planes de desarrollo personalizados, alineando el crecimiento individual con los objetivos organizacionales y preparando a la empresa para su fase de expansión.
• Los usuarios pueden activar la opción de Fórmula para ingresar atributos personalizados. Esta funcionalidad permite adaptar la matriz para que se ajuste mejor a los requisitos específicos de la organización y a los criterios de evaluación de los colaboradores. Por ejemplo, un proveedor de servicios de salud puede personalizar la matriz de las 9 cajas para incluir atributos específicos relacionados con la atención al paciente y el conocimiento médico. Esto permite una evaluación del personal más detallada, enfocada en áreas críticas para los resultados en salud.
• Existen opciones para editar y vincular los factores representados en la matriz con sus descripciones, garantizando que la matriz se alinee perfectamente con las necesidades y el lenguaje propios de la organización.
• De igual forma, una institución educativa puede adaptar la matriz para reflejar el desempeño académico y el potencial docente. Esto asegura que los criterios de evaluación estén alineados con los valores y objetivos de la institución, haciendo que la evaluación sea más relevante para los educadores.
• Con base en los puntajes individuales, los colaboradores se clasifican y se ubican dentro de la matriz. Esta categorización sigue criterios predefinidos, lo que mejora la claridad y precisión de la evaluación del talento. Por ejemplo, una cadena de retail puede utilizar esta funcionalidad para clasificar a los gerentes de tienda según su desempeño y potencial, e identificar candidatos para un programa acelerado de desarrollo de liderazgo diseñado para preparar a la próxima generación de gerentes regionales.
• En Profit.co, los colaboradores se identifican en categorías distintivas: Enigma, Colaborador en Crecimiento, Estrella, En Evaluación, Colaborador Clave, Contribuidor de Alto Impacto, Bajo Desempeño, Colaborador Efectivo y Colaborador de Confianza.
• Una startup tecnológica de rápido crecimiento, con roles diversos que van desde desarrolladores de software y diseñadores UX hasta profesionales de ventas y marketing en plena expansión, enfrenta el doble desafío de mantener el ritmo de innovación y gestionar un equipo cada vez más diverso. El área de RR. HH. busca implementar un sistema estratégico de gestión del talento que garantice que las personas correctas estén en los roles adecuados y que fomente una cultura de crecimiento y alto desempeño. Para lograrlo, deciden utilizar la matriz de las 9 cajas de Profit.co, aprovechando específicamente su sistema único de categorización de colaboradores.

Aplicación

• Enigma: Un científico de datos recién contratado demuestra habilidades excepcionales, pero aún no ha tenido la oportunidad de probar completamente su potencial en proyectos. Se planifican asignaciones estratégicas de proyectos para evaluar con mayor precisión su encaje y potencial.
• Colaborador en crecimiento (Growth Employee): Un analista junior de marketing muestra una mejora rápida y un gran interés por aprender. Es inscrito en un programa de desarrollo acelerado para ampliar sus habilidades y responsabilidades.
• Estrella (Star): Un desarrollador senior supera constantemente las expectativas y demuestra potencial de liderazgo. Es considerado para liderar un equipo de innovación.
• Colaborador clave (Core Employee): La columna vertebral del equipo de desarrollo, colaboradores confiables y con buen desempeño constante, reciben oportunidades para mentoría entre pares, reconociendo su valor para el equipo.
• Contribuidor de alto impacto (High Impact Contributor): Un ejecutivo de ventas con un historial sólido de superar objetivos es identificado para liderar una iniciativa estratégica de ventas orientada a la entrada en nuevos mercados.
• Bajo desempeño (Under Performer): Un gerente de proyectos que presenta dificultades en entregas recientes recibe un plan de mejora del desempeño junto con sesiones de coaching para abordar desafíos específicos.
• Colaborador efectivo (Effective Employee): Los colaboradores de soporte al cliente con un desempeño sólido son reconocidos por su contribución constante y motivados mediante programas de reconocimiento.
• Colaborador de confianza (Trusted Employee): Un gerente de RR. HH. con muchos años en la organización, reconocido por su confiabilidad y profundo conocimiento de la empresa, participa en sesiones de planificación estratégica para aprovechar sus aportes en el desarrollo organizacional.

Resultado

• Al aprovechar las categorías distintivas de colaboradores de Profit.co, la startup tecnológica optimiza sus procesos de gestión del talento y fomenta una cultura que valora el crecimiento, el desempeño y el potencial. Este enfoque estratégico garantiza que la startup se mantenga ágil e innovadora, con un equipo completamente alineado y preparado para enfrentar los desafíos del rápido crecimiento y la evolución del mercado.
• El panel de la Matriz de las 9 Cajas en Profit.co ofrece funcionalidades como el filtrado de evaluaciones de desempeño y la revisión de cargos y departamentos de los participantes. Además, permite exportar esta información en formatos .CSV o .XLS, facilitando análisis adicionales y el registro de datos.
• Por ejemplo, una consultora de RR. HH. realiza auditorías anuales de talento para sus clientes y utiliza la función de exportación de Profit.co para generar reportes detallados. Estos reportes se analizan posteriormente para ofrecer recomendaciones personalizadas sobre gestión del talento, planificación de la sucesión y estrategias de desarrollo organizacional.
• Cada funcionalidad, vinculada a un caso de uso específico, demuestra la versatilidad y profundidad de la matriz de las 9 cajas de Profit.co, y cómo esta herramienta potencia la evaluación y el desarrollo del talento en una amplia variedad de industrias y contextos organizacionales.

Identificación de futuros líderes

Imagina a un colaborador de alto desempeño pero introvertido dentro de tu equipo. Tradicionalmente, su carácter reservado podría ocultar su verdadero potencial. Sin embargo, con la Matriz de las 9 Cajas de Profit.co, es posible identificar y desarrollar con precisión ese talento oculto, guiándolo hacia roles de liderazgo.

Planificación estratégica de la fuerza laboral

Considera un escenario en el que necesitas planificar un proyecto de gran envergadura. Utilizando la matriz, puedes identificar rápidamente a los Contribuidores de Alto Impacto y a las Estrellas para liderar el proyecto, mientras que los Colaboradores de Confianza pueden apoyar funciones críticas.

Al ofrecer una visualización clara y funcionalidades personalizables, esta herramienta permite a las organizaciones reconocer el potencial y actuar sobre él, fomentando una cultura de crecimiento y desarrollo continuo. Esta integración representa un avance significativo en la forma en que percibimos y potenciamos las capacidades de la fuerza laboral, así como en la identificación oportunidades para mejorar el desempeño de los colaboradores, convirtiéndose en un verdadero cambio de paradigma en RR. HH. y la gestión del talento.

Aunque la Matriz de las 9 Cajas es una herramienta poderosa para la gestión del talento, también presenta algunas limitaciones. No obstante, plataformas como Profit.co han tomado medidas para abordar estos desafíos. A continuación, se presenta un desglose:

Limitaciones de la Matriz de las 9 Cajas

• Subjetividad en las evaluaciones: las evaluaciones tradicionales de la matriz de las 9 cajas pueden ser subjetivas, ya que dependen de la percepción del líder, lo que puede generar sesgos.
• Falta de matices:puede simplificar en exceso las capacidades de los colaboradores, reduciendo los aspectos multidimensionales del desempeño y el potencial a solo dos variables.
• Riesgo de desmotivación: los colaboradores ubicados en los cuadrantes inferiores pueden sentirse desmotivados o encasillados, lo que afecta su compromiso y productividad.
• Naturaleza estática: el modelo tradicional no contempla los cambios dinámicos en el desempeño y el potencial de los colaboradores a lo largo del tiempo.
• Orientación limitada para el desarrollo: a menudo se requiere una guía más específica sobre cómo desarrollar a los colaboradores para que puedan avanzar de un cuadrante a otro.

¿Cómo aborda Profit.co estas limitaciones?

• Información basada en datos: Profit.co incorpora un enfoque más orientado a los datos (por ejemplo, la evaluación del potencial basada en competencias), lo que aporta mayor claridad. Las evaluaciones se vuelven más completas y precisas al utilizar una amplia gama de métricas KPIs.
• Atributos personalizables:la plataforma permite personalizar los atributos y competencias relevantes para distintos roles, ofreciendo una comprensión más detallada de las habilidades y el potencial de cada colaborador.
• Mecanismo de retroalimentación continua:Profit.co fomenta la retroalimentación constante y los check-ins periódicos, ayudando a los colaboradores a comprender su evolución y las acciones necesarias para mejorar.
• Seguimiento dinámico: el software puede monitorear los cambios en el desempeño y el potencial a lo largo del tiempo, proporcionando un enfoque más dinámico y adaptable para la gestión del talento.
• Planes de desarrollo: Profit.co integra planes de desarrollo y ofrece rutas claras para que los colaboradores fortalezcan sus habilidades y avancen dentro de sus respectivos cuadrantes

Al abordar estas limitaciones, Profit.co potencia la utilidad de la Matriz de las 9 Cajas, convirtiéndola en una herramienta más eficaz para una gestión del talento moderna, dinámica y equitativa.

Conclusión

La gestión estratégica del talento es fundamental para el éxito organizacional, y herramientas como la Matriz de las 9 Cajas facilitan este proceso al aportar estructura y datos claros. Esta herramienta ofrece un enfoque visionario para identificar y desarrollar el talento.

A medida que las empresas de todo el mundo buscan adaptarse a un entorno laboral en constante evolución, integrar sistemas avanzados como este deja de ser una ventaja opcional para convertirse en una necesidad. La Matriz de las 9 Cajas, con su diseño intuitivo, capacidades de personalización y soporte integral, impulsa una transformación significativa en la gestión del talento. De este modo, las organizaciones pueden maximizar el potencial de su fuerza laboral, garantizando el crecimiento y el éxito en el presente, así como un futuro sostenible y próspero.