The Success of Grupo Corporativo Papelera S.A. de C.V with the OKR Methodology and Profit.co

Introducción:

En el competitivo mundo empresarial actual, la alineación estratégica y la eficacia en la ejecución son fundamentales para el éxito. La historia de Grupo Corporativo Papelera S.A. de C.V. (GCP Tissue MX) es un testimonio inspirador de cómo la implementación cuidadosa de los Objetivos y Resultados Clave (OKRs) junto con la plataforma de gestión Profit.co ha revolucionado su enfoque hacia la planificación estratégica y la consecución de objetivos. A través de una entrevista reveladora con Alejandro Avelar, Gerente de Institucionalización del grupo corporativo papelera S.A de C.V, exploraremos cómo la adopción de OKRs y Profit.co ha transformado el panorama empresarial de Grupo Corporativo Papelera S.A. de C.V. (GCP Tissue MX)

Henry Pomares, Manager de Ventas e Implementación para Profit.co Latam, guía esta conversación única con Alejandro Avelar. Alejandro, un líder experimentado en Grupo Corporativo Papelera S.A. de C.V. (GCP Tissue MX), comparte su visión y experiencia sobre cómo la implementación de OKRs y Profit.co ha fortalecido la cohesión estratégica y la eficiencia operativa en su organización. A través de sus perspicaces reflexiones, descubriremos cómo esta colaboración ha impulsado el rendimiento y el crecimiento sostenido.

Mi nombre es Alejandro Avelar, soy el gerente de institucionalización del Grupo Corporativo Papelera S.A. de C.V. Es una empresa mexicana operando principalmente en México y también en Estados Unidos. Nos encargamos del procesamiento de papel tissue, que es el papel que da origen al papel higiénico, a las servilletas, a las toallas de papel, y a los pañuelos faciales. Nosotros nos dedicamos a la transformación, compra de fibra y la elaboración del producto final de lo que les acabo de comentar. Y el puesto de la institucionalización en la corporación uno de sus principales procesos que lleva a cabo la planeación estratégica; y si tenemos el tiempo suficiente, Henry, me gustaría iniciar explicando cómo es todo nuestro proceso que desencadena obviamente con OKRs, pero sí me gustaría darles todo el contexto para que sepan cómo acomodamos nosotros los OKRsy obviamente la herramienta de Profit.co dentro de todo nuestro proceso de planeación.

1. ¿Cuál es tu historial con los OKR?
Como te comentaba, uno de los principales proceso de la gerencia de institucionalización es la planeación estratégica, todo el trabajo previo que se hace a inicio de año, justamente para este 2024 que estamos iniciando, les comento que nuestro primer documento con el que trabajamos para hacer esta planeación es nuestro presupuesto, el forecast que principalmente es de ventas, pero como sabemos las ventas detonan todas las demás actividades, detona el ingreso, detona la rentabilidad y dependiendo de este ingreso y rentabilidad se hace toda la planeación de todas la demás áreas, el área de producción, el área de finanzas, el área de cadena de suministros… Entonces este es nuestro primer documento. Una vez hecho nuestro presupuesto, desarrollamos otro documento que le llamamos “Annual Business Plan”, en el cual definimos con claridad por cada una de las direcciones y por cada una de las áreas, cuáles son los objetivos principales, cuál va a ser su desempeño durante todo el año, mes por mes cuál va a ser su avance… les estoy dando mentalmente el mapa, y después de haber definido el presupuesto y cómo se va a desarrollar durante todo el año, allí tenemos otra sección que le llamamos “Acciones Claves”, esas acciones claves nos van a dar el cómo nosotros vamos a conseguir nuestro objetivo, y lo desarrollamos con precisión, con responsables y con fechas de cada una de las acciones claves, y ahí es donde marchamos con OKRs, con los key results de todas las acciones que nos van a llevar a contribuir para el logro de nuestros objetivos. Estos documentos obviamente tienen autorización por parte de nuestra dirección general, aprueba el presupuesto, aprueba el business plan,y después ahora damos todo lo que son las acciones claves dentro del business plan que las tenemos que pasar a nuestra plataforma de seguimiento y aquí es donde entra Profit.co, todas las acciones claves que en un business plan por ser anual y por ser de la compañía es un documento sintetizado, comprensible y al alcance de todo, por lo que no se desarrolla todo el seguimiento que deben de tener las acciones claves en ese mismo documento; por eso nosotros usamos la herramienta de Profit.co porque allí alojamos nuestros objetivos, y hacemos con toda precisión nuestras acciones clave que en este momento ya se convierten en resultados claves. Es lo mismo, nada más es cuestión de nombre. Y utilizamos Profit.co porque es la plataforma donde vamos a hacer el seguimiento puntual de todas estas actividades que definimos en nuestro business plan que son las actividades necesarias para completar nuestro forecast del año, esa es la línea que nosotros seguimos, no sé si necesitamos ahondar un poco en esto o si las preguntas subsecuentes nos llevarán a contestar las siguientes dudas.

2. ¿Cuánto tiempo han estado usando el marco metodológico OKR?
Alejandro Avelar: yo tengo en esta posición 5 años prácticamente, y desde que yo ingresé a la compañía, como te comentaba uno de los procesos claves en trabajar en OKRs es darle el seguimiento con precisión a todos los resultados claves que nos llevan a contribuir el cumplimiento de los objetivos, y desde un principio empezamos con el libro de John Doerr a saber cómo era la metodología y cómo la tenemos que implementar, y era un objetivo de la dirección general de implementar OKRs, existen otros tipos de metodologías, los objetivos smart, y bueno, varios tipos de metodología para objetivos y su cumplimiento, pero nosotros con OKR tenemos en la compañía desde hace 5 años, y te puedo comentar que el seguimiento lo iniciamos en excel, estábamos un poco dispersos, estábamos un poco confusos, la metodología si no tienes una buena herramienta que te lleve a conseguir lo que tú quieres como todo, pues si estabamos un poco complicado y por eso nos dimos a la tarea de buscar una plataforma, una herramienta que nos ayudará a hacer más sencillo el seguimiento de lo que estábamos pretendiendo.

3. ¿ Cuál fue la principal motivación detrás de la adopción de los OKR dentro de GCP Tissue?
Alejandro Avelar: Bueno, la motivación es el orden, el alineamiento. Tenemos claro que para cumplir un objetivo y todos estar en la misma posición, alinear a la gente no es tan sencillo, y OKRs trabaja justo en esa dirección, todo lo que tú hagas está contribuyendo al objetivo principal, las disposiciones en cascada, el seguimiento que se le va dando a las líneas de mando, todo está enfocado hacia el mismo objetivo, y yo creo que esa era la principal motivación de trabajar con esta herramienta.

4. ¿Qué te hizo elegir Profit.co para manejar esta parte de los OKRs?, y si se puede mencionar, en medio de la reunión, ¿qué productos considerastes a parte de Profit.co?
Alejandro Avelar: Bueno, el proceso ya tiene algunos años, no sé si 3. La principal plataforma que consideré fue Monday, hubo otras dos que ya no recuerdo el nombre, y esto lo hice acompañado de nuestro director de sistemas, él era el que nos iba dando el apoyo, yo mencionaba la necesidad de la alineación y del seguimiento necesario para el cumplimiento de los objetivos y él analizaba la parte de la facilidad del sistema de llevarlo a cabo, entonces que no nos complicara mucho, una herramienta complicada pues representa otro reto para el cumplimiento de los objetivos, pues sería primero aprender a manejar la herramienta. Entonces esa fue la razón, Profit.co es muy preciso, y al ser preciso no es tan sencillo, tienes que manejar perfectamente la herramienta, pero los resultados que te arrojaban eran tal y como nosotros lo necesitábamos, y eso contra las otras plataformas que analizamos, tuvimos que lo más conveniente era Profit.co.

5. ¿Puedes compartir algunas experiencias que hayas tenido con la implementación de los OKR dentro de la plataforma?
¿Propia o externa? porque tengo dos.
La más importante es la interna, la propia; la gente como todo proceso resiste al cambio, por otra parte, no nos agrada la idea de ser medidos con tanta precisión, definir todas las actividades necesarias, que todas tengan un proceso de evaluación, que todas tengan un proceso de cumplimiento, la gente lo resiste, y fue uno de los principales retos para implementarlo de forma interna. Ya después de algunos años con algunas dificultades, vicisitudes propias de cualquier cambio, al principio con más trabajo, y ahorita la gente ya lo adopta con mayor practicidad. Bueno, de la parte externa, de la parte de la implementación con el equipo Profit.co, como lo mencioné hace un par de comentarios, no es sencillo, es muy meticuloso, tienes que dominar algunas áreas con toda la precisión, no puedes ser novato, tienes que ser experto, y pues eso también tiene su reto para entender cómo se maneja con precisión y para que te dé el análisis que requiere, sí necesitas dedicarle un buen tiempo a la implementación.

6. Ahora también podemos hablar sobre ¿Cómo tu equipo adoptó a Profit.co y cuál fue tu estrategia como campeón de OKRs, para que hubiese una adopción satisfactoria?
Sí, claro; no hay mayor trabajo que tener el apoyo de la dirección general, no hubo opción, los colaboradores lo adoptan porque lo adoptan… No trabajamos de modo coercitivo, pero definitivamente sí tiene una implicación Profit.co, creo que se los mencioné en un principio que el proceso de la planeación está ligado a nuestra evaluación de desempeño. Con esa liga, nadie puede venir a decirnos que cumplió un objetivo si no está grabado en Profit con todas las evidencias y con todas las gráficas y con todo lo que ofrece la herramienta para sustentar el cumplimiento del objetivo, si no está sustentado en Profit.co el cumplimiento del objetivo es como si no se hubiera llevado a cabo, lo tratamos de evitar, por eso es parte del área de institucionalización, el que la gente nos venga a contar lo que hizo, pero más bien: ‘aquí está la evidencia en Profit de todo lo que hice y mi cumplimiento es de tal porcentaje’; entonces esto facilitó mucho el que la gente lo adoptara o sea, esa una herramienta que si no trabajas con ella, si no le das el seguimiento y la alimentación que requiere, pues la justificación del cumplimiento de tus objetivos en una evaluación de desempeño no tiene el soporte. De hecho nada más para concluir con esta parte, y reforzando un poco lo del proceso de planeación que les comentaba en un principio, nuestro annual business plan es tu boleta de calificaciones, ahi vas viendo en tu boleta si vas aprobando o reprobando, pero tu cuaderno de trabajo para nosotros es Profit, esa es una boleta, les comentaba de la necesidad que tenemos al ser un documento ejecutivo el annual business plan, tiene que ser visualizado de una forma muy práctica, y ahí te va diciendo si vas cumpliendo o no vas cupliedo, y esa es la boleta de calificación, y en tu cuaderno de trabajo “ah, ok, tienes 8 de evaluacion, perfecto, ahora quiero ver que sustenta ese 8 o que sustenta ese 9”; y entonces sí nos metemos a la plataforma de profit y eso la verdad es que lo hizo muy sencillo, y el otro match es que tu evaluación de desempeño sirve para dar la base de tu incremento del siguiente año, del incremento de tu salario, entonces la construcción del desempeño es importante, y que tengas tu cuaderno de trabajo es igual de importante, entonces la gente lo tiene que adoptar, no es opcional; a parte ya se han dado cuenta, no sé si venga en preguntas posteriores, pero lejos de ser una carga de trabajo que mucha gente así lo ve “ahora tengo que cargar el profit.co, ahora tengo que meter la justificación de lo que estoy haciendo”, es que te sirve como una herramienta de trabajo e incluso de planificación, porque sabes qué es lo que tienes que hacer, cuándo lo tienes que hacer, quién lo tiene que hacer, y lo desdoblas con tu equipo de trabajo.

7. ¿Cómo fue tu experiencia con el equipo de Profit.co.?
Mi experiencia con el equipo de Profit.co, bueno, ha sido una buena experiencia, regularmente tienen disponibilidad para atender nuestro requerimiento, las dudas se disipan, como todo proceso de trabajo hemos tenido algunos inconvenientes, ya sea técnicos, la plataforma no considera algunas cosas que nosotros solicitamos, algunas cosas que nosotros solicitamos es un poco diferente a como la plataforma lo percibe, hemos tenido que hacer algunas adaptaciones, podemos hablar partiendo la pregunta en dos: lo que es el aspecto técnico hemos tenido algunos temas por naturaleza misma de la herramienta, que repito no considera algunas solicitudes que nosotros tenemos, y algunas son diferentes a como lo percibe la herramienta. Y la otra parte es la atención de la gente que no he tenido ningun problema, he de decir que en ocasiones no sé si sea cultural que la gente está un poco saturada, y hemos tenido que retrasar alguna revisión por agenda, digo no sé si sea cultural, acá nosotros en México trabajamos… Bueno, voy a decir algo que tal vez no se deba… México es el país que más hora trabaja, pero tristemente de los que menos produce, entonces le invertimos muchas horas, pero la agenda no es lo más importante para nosotros, si hay trabajo lo programamos, lo tratamos de sacar en el dia, y no estamos regidos a una agenda, lo único que me he encontrado en la parte de mi asesoramiento con el personal es eso, en ocasiones la saturación de agenda nos hace que nos vayamos a un poco más de tiempo, pero vuelvo a lo mismo, son aspectos técnicos; por parte del personal he tenido muy buena experiencia, una persona que nos atendió durante un año y un poquito más ya no está en la compañía, se fue, Henry se quedó a cargo a partir de entonces, con Greydi, en general una muy buena atención, y cuando me refiere a atención me refiero a la solución y respuesta a todos nuestro requerimiento…

8. ¿Cómo ha impactado Profit en la parte de trabajo como de GCP Tissue?
Bueno, nosotros entramos en un proceso de trabajo remoto a partir de la pandemia, bueno mucha gente nos tuvimos que separar de nuestro lugar de trabajo y tuvimos que hacerlo de forma remota, y a partir de eso se adopta el trabajo a distancia. Ahora, cuál es la facilidad de trabajar con Profit.co, por ejemplo, que es una plataforma digital entonces el trabajo a distancia nos lo facilita, prácticamente todas las sesiones que llevamos con toda la gente son a través de los medios online, y no tenemos ninguna problemática al llevarlo de esta manera, al contrario nos estamos adaptando a la actualidad, y a los requerimientos del trabajo remoto, entonces yo siento que Profit.co por su propia naturaleza suma al trabajo remoto.

9. ¿Qué resultados les ha ayudado a lograr Profit.co desde la implementación realizada para la empresa?
Bueno, los beneficios como se los comente desde un principio fueron de alineación, de orden, todos los objetivos los tenemos dentro de la plataforma, obviamente los resultados clave, los cumplimientos, es un trabajo mucho más ordenado, antes cada dirección presentaba sus avances, cada dirección tiene todo el soporte del trabajo, todo el cumplimiento estaba en carpetas separadas y ahora Profit.co nos ayuda a tenerlo todo en una sola herramienta y facilita mucho la administración y sobre todo, se los comente en un principio sin hacer tanto énfasis, pero esta es una solicitud de mi jefe, mi jefe es el director general de la empresa, y obviamente para él es mucho más sencillo hacer una revisión en una sola plataforma, en una sola herramienta que andar buscando en carpetas de todas la direcciones de la empresa. Ese ha sido el apoyo fundamental que nos da Profit.co, tener concentrado los objetivos, los cumplimientos, y el soporte de todo lo que se dice que se cumplió en una sola herramienta, ese es nuestro principal beneficio de Profit.co, eso es lo que yo percibo.

10. ¿Recomendarías a Profit.co y a los OKRs para otras organizaciones?
Definitivamente sí, tiene mucho que ver con el ADN de cada empresa, tiene mucho que ver con lo que cada uno esté persiguiendo, tiene mucho que ver con lo que cada empresa adopte como herramienta o metodología para conseguir sus objetivos, pero definitivamente sí, es una plataforma que te ayuda, es una plataforma que te da soporte, te alinea, te concentra, yo sí recomendaría ampliamente la herramienta. Repito, tiene mucho que ver con lo que cada quien defina, acá tenemos un dicho en México que es que cada quien mata las pulgas a su forma, pero una forma más fácil de matar pulgas es cuando tiene una metodología clara y precisa, por eso yo sí las recomendaría, porque considero que Profit.co es claro y preciso.