Cómo utilizar los OKR y la gestión de tareas para una gestión de proyectos increíble

El mundo puede estar cambiando constantemente, pero hay una cosa que permanece constante con las empresas en crecimiento: debe tener un control firme sobre la gestión de proyectos y tareas. Gracias a Andy Grove, ex director general de Intel, las empresas cuentan con otra herramienta para desarrollar sus objetivos, los OKR.
Pero, ¿qué son los OKR? OKR y la gestión de tareas pueden parecer que van juntos, pero ¿en qué se diferencian los OKR, las tareas y la gestión de proyectos?

Definición de OKR y gestión de proyectos

Primero, aclaremos los OKR.
John Doerr trajo el concepto de OKR a Google en 1999 después de aprenderlos de Andy Grove en Intel. En términos simples, los OKR son objetivos con resultados clave. Doerr explica , “el objetivo es lo que quiero haber logrado. Los resultados clave son cómo lo voy a lograr”.
A continuación, examinemos la gestión de proyectos. La gestión de proyectos trata de gestionar el conocimiento, las herramientas y los recursos para entregar proyectos valiosos. Debido a la especificidad de la gestión de proyectos, cuando las organizaciones utilizan un sistema de gestión de proyectos formal, sigue estándares ampliamente aceptados y las personas pueden incluso obtener certificaciones en diferentes niveles de gestión de proyectos. Algunos de los softwares de gestión de proyectos más utilizados son profit.co, ClickUp , Asana, Trello y Apptivo.

Las diferencias entre OKR y la metodología de gestión de proyectos

Una diferencia fundamental entre los OKR y la gestión de proyectos radica en sus nombres. Primero, un OKR incluye la palabra objetivo; es explícito para completar un objetivo (razón por la cual las empresas tienen múltiples OKR en su planificación). En segundo lugar, un OKR es un sustantivo; una meta que te propongas. Por el contrario, la gestión de proyectos implica un equipo que trabaja para lograr muchos objetivos. La gestión de proyectos es un verbo; se trata de acción. Entonces, si bien tanto los OKR como la gestión de proyectos tienen muchas piezas móviles, son diferentes. Sin embargo, usarlos juntos puede generar excelentes resultados para su organización.
Si bien la gestión de proyectos incluye la gestión de tareas, y los OKR pueden incorporarse al proceso de gestión de proyectos, a veces los OKR y las tareas se mezclan. Un OKR es mucho más importante que una tarea. Es vital diferenciar estas dos piezas porque el OKR o el proyecto pueden perder el rumbo si un equipo no determina cuidadosamente si está trabajando en un proyecto, un OKR o una tarea. Cuando cosas como estas caen en un charco desordenado de tareas aleatorias, los plazos se confunden y no se completan ni los OKR ni los proyectos.

Las diferencias en la ejecución de un proyecto, un OKR y la gestión de tareas se pueden desglosar de la siguiente manera:

• La gestión de proyectos incluye una variedad de tareas y utiliza varios sistemas y herramientas para mantener el proyecto organizado.
• Un OKR es lo que pretende lograr, incluida la combinación de proyectos y tareas para lograr los resultados clave.
• Una tarea vive en una lista de verificación; puede ser independiente, parte de un proyecto general o dentro del proceso OKR.

Un OKR, con su marco de objetivos, incluye de 3 a 5 resultados clave. Los resultados clave son tangibles y medibles. Veamos un ejemplo. Una organización crea un OKR para crear un curso en línea antes de fin de año. Los resultados clave incluyen la creación del curso, la comercialización en múltiples plataformas y la inscripción de 5000 estudiantes. Dentro de la pieza de gestión de proyectos, tiene todas las tareas necesarias para hacer posibles esos resultados clave.

¿Cómo considerarían este OKR los directores de proyecto?

• Conocimiento: proviene de las personas involucradas en la creación de los materiales del curso.
• Habilidades: el personal que transforma ese conocimiento en los medios necesarios (video, plataforma de cursos, documentos de recursos, etc.).
• Herramientas: el software, hardware y equipo específico necesario para crear el curso, incluido el equipo de video, el software de edición, el software gráfico y la plataforma del curso.
• Técnicas: los métodos utilizados por el gerente del proyecto y otras personas involucradas para crear, administrar y monitorear el progreso y los resultados.

Dentro del proyecto y los OKR, hay tareas específicas para entregar el proyecto y los resultados clave esperados. Tanto el OKR como el proyecto ofrecen seguimiento de métricas para mantener a todos involucrados con los plazos. Una de las diferencias fundamentales entre la metodología OKR y la gestión de proyectos es el propósito de esas métricas.
Las métricas OKR son la forma en que mide los entregables clave; es cómo sabe que el OKR está en camino y cuándo su objetivo se completa con éxito.
Las métricas de gestión de proyectos incluyen cada parte del proyecto, desde cronogramas de tareas, horas trabajadas, presupuesto gastado y mucho más. Si bien los OKR pueden consistir en algunos de esos elementos, cada proyecto tiene objetivos medibles similares para garantizar que el proceso de gestión del proyecto incluya todos los números críticos dentro de cada proyecto. Con esta información, los gerentes y líderes de proyectos pueden determinar la eficiencia de los proyectos y buscar brechas
dentro de cualquiera de las piezas involucradas con los proyectos (sistemas, herramientas, personal, etc.).
Además, algunos ejemplos de objetivos de desarrollo para los gerentes de proyectos son: optimizar los proyectos para reducir costos, mejorar la eficiencia o lograr una mayor ganancia para la empresa. Finalmente, las metas de desempeño para los gerentes de proyectos pueden ofrecer tanto a los gerentes de proyectos como a los miembros de su equipo la oportunidad de expandir sus conjuntos de habilidades, alcanzar nuevos objetivos o entregar más proyectos por año.
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OKR y KPI

Ahora que conocemos la diferencia entre los OKR y la gestión de proyectos, aclaremos cualquier confusión sobre los OKR y los KPI . Tanto los OKR como los KPI implican medir el progreso pero, en esta comparación, el OKR está más orientado a la acción que un KPI. Un KPI, o indicador clave de rendimiento, se utiliza para realizar un seguimiento de la salud y la eficiencia de una empresa.
Esencialmente, los OKR les dicen a los usuarios lo que necesitan lograr y asignan resultados específicos de los que los individuos son responsables. Los KPI funcionan bien dentro del marco OKR para ayudar a cuantificar el éxito de los objetivos, pero son solo herramientas de medición. Estos dos acrónimos están lejos de ser
intercambiables; un KPI no reemplaza un OKR, y viceversa. Pero un KPI es compatible con el OKR, y el OKR puede incluir métricas de KPI para verificar los resultados clave.

OKR en DevOps

Cuando se hace bien, los OKR son un proceso constructivo con DevOps. DevOps (operaciones de desarrollo) entrega aplicaciones y servicios más rápido que los procesos tradicionales de desarrollo de software. Debido a que el desarrollo de software tradicionalmente exige cronogramas rápidos con tiempos de respuesta breves, la definición de OKR para un equipo de DevOps permite que el departamento de DevOps se concentre en elementos prioritarios y se alinee con el equipo y los objetivos comerciales.
Las áreas clave en las que los OKR son más beneficiosos incluyen:

• Desarrollo de productos
• Pruebas
• Gestión de actualizaciones y correcciones con nuevas versiones
• Vigilancia
• Gestión de cambios y configuraciones
• Despliegue

Próximos pasos

Al principio, cuando los líderes comienzan a considerar agregar OKR y una gestión de tareas más optimizada en la organización, puede parecer abrumador. Pero, con una
mejor comprensión de las diferencias entre OKR, gestión de tareas y gestión de proyectos, es posible hacer esto con éxito en organizaciones de todos los tamaños.
Se vuelve más fácil para los equipos que usan software de administración de tareas . El software debe ser ágil, fácil de implementar en su organización y fácil de integrar con sus otros softwares.
Evalúe el software en función de la facilidad de uso, la implementación y el soporte continuo. La implementación de un sistema como los OKR bien vale la pena y es más fácil de administrar con la solución y el soporte adecuados.
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